Glossar

Wissenssicherung

Wissenssicherung bezeichnet alle gezielten Massnahmen, Prozesse und Systeme, die sicherstellen, dass kritisches Erfahrungs- und Expertenwissen einer Organisation auch nach dem Ausscheiden von Wissenstraegern zugreifbar und nutzbar bleibt. Sie ist eine der zentralen Aufgaben des Wissensmanagements und gewinnt an Bedeutung, je mehr Erfahrungswissen an Einzelpersonen gebunden ist, die die Organisation absehbar verlassen werden.

Warum Wissenssicherung strategisch wird

Viele Organisationen verlassen sich auf das sogenannte institutionelle Gedaechtnis: das kollektive Wissen, das sich ueber Jahre in einer Belegschaft angesammelt hat und informell weitergegeben wird. Dieses Gedaechtnis funktioniert solange gut, wie die Belegschaft stabil bleibt. Sobald aber viele erfahrene Mitarbeitende in kurzer Zeit die Organisation verlassen, droht ein massiver Wissensverlust.

In Deutschland stehen viele Unternehmen und Behoerden vor genau dieser Situation: Die Babyboomer-Generation tritt in den kommenden Jahren reihenweise in Rente. Wer jetzt nicht in Wissenssicherung investiert, wird den Verlust spaeter teuer bezahlen, durch laengere Einarbeitungszeiten, Qualitaetseinbussen und den Verlust von Kundenwissen.

Methoden der Wissenssicherung

Wissenssicherung nutzt je nach Art des Wissens unterschiedliche Methoden:

• Dokumentation: Prozesse, Checklisten, Handbuecher und Entscheidungsgrundlagen schriftlich festhalten. Wirksam fuer explizites Wissen, aber begrenzt fuer implizites Erfahrungswissen.
• Strukturierte Interviews: Wissensinhaber werden gezielt befragt, Antworten protokolliert und aufbereitet. Besonders geeignet, um implizites Wissen sichtbar zu machen.
• Wissensdatenbanken: Zentrale Ablage von Dokumenten, Loesungen und Erklaerungen, die per Suche zugaenglich sind.
• Wissensstafetten: Strukturierte Uebergabe zwischen ausscheidender und nachrueckender Person ueber einen definierten Zeitraum.
• KI-gestuetzte Wissenssicherung: Systeme, die durch gezielte Vertiefungsfragen auch implizites Wissen erschliessen und in einer durchsuchbaren Wissensbasis ablegen.

Implizites Wissen: die groesste Herausforderung

Das eigentlich kritische Wissen in Organisationen ist meist implizit: Es laesst sich nicht einfach dokumentieren, weil es in der Urteilskraft, den Erfahrungen und den eingespielten Routinen von Personen steckt. Michael Polanyi beschrieb dieses Phaenomen mit dem Satz "Wir wissen mehr, als wir zu sagen wissen." Genau dieses Wissen zu sichern, ist die eigentliche Kernaufgabe moderner Wissenssicherungsloesungen.

KI-gestuetzte Interviewsysteme wie Erfaro adressieren genau diese Herausforderung: Sie stellen gezielt Vertiefungsfragen, die Wissensinhalte sichtbar machen, die in einem klassischen Fragebogen verborgen bleiben wuerden.

Wissenssicherung mit Erfaro

Erfaro unterstuetzt Wissenssicherung im Kontext des Offboardings. Strukturierte Interviews mit bis zu 34 Fragen, Diktat per Sprache und KI-generierte Vertiefungsfragen stellen sicher, dass auch schwer artikulierbares Erfahrungswissen erfasst wird. Das Ergebnis ist ein durchsuchbares Wissensarchiv, das Nachfolger direkt nutzen koennen, souveraen gehostet und DSGVO-konform.

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