Glossar

Wissensstafette

Die Wissensstafette ist eine strukturierte Methode zur gezielten Weitergabe von Erfahrungs- und Expertenwissen zwischen einer ausscheidenden und einer nachrückenden Person, ausgelegt auf einen definierten Übergabezeitraum. Sie verbindet strukturierte Gespräche, praktische Begleitung im Tagesgeschäft und dokumentierende Elemente, um sowohl explizites als auch implizites Wissen zu sichern. Die Methode wurde insbesondere in der deutschen öffentlichen Verwaltung entwickelt und verbreitet, um dem demographischen Wandel zu begegnen.

Herkunft und Verbreitung

Der Begriff "Wissensstafette" entstand im Kontext des deutschen öffentlichen Dienstes, wo die Herausforderung des massenhaften Renteneintritts erfahrener Beamter und Angestellter besonders frühzeitig erkannt wurde. Behörden auf Bundes-, Landes- und Kommunalebene entwickelten Konzepte, wie das Erfahrungswissen langjäehriger Mitarbeitender systematisch gesichert und weitergegeben werden kann. Das Bild der Staffel aus dem Laufsport ist dabei Programm: Der Staffelstab, also das Wissen, wird nicht abrupt fallengelassen, sondern in einer Übergabephase weitergereicht.

Ablauf einer Wissensstafette

Eine typische Wissensstafette gliedert sich in vier Phasen:

• Vorbereitung: Festlegung des Zeitraums, der Themen und der Formate. Welches Wissen ist kritisch? Welche Aufgaben müssen priorisiert werden? Wer ist der Nachfolger oder die übernehmende Einheit?
• Wissenserhebung: Strukturierte Gespräche, Interviews und Beobachtungen. Die ausscheidende Person schildert Entscheidungslogiken, benennt informelle Netzwerke und beschreibt Ausnahmen, die nicht im Handbuch stehen.
• Übergabe im Tagesgeschäft: Die nachrückende Person begleitet die ausscheidende und übernimmt schrittweise Aufgaben, noch während die erfahrene Kollegin oder der Kollege für Rückfragen zur Verfügung steht.
• Dokumentation und Abschluss: Ergebnisse der Gespräche und Beobachtungen werden festgehalten und als Nachschlagewerk für die Zukunft aufbereitet.

Vorteile und Grenzen

Die Wissensstafette hat gegenüber rein dokumentationsbasierten Ansätzen einen wesentlichen Vorteil: Sie ermöglicht die Weitergabe von implizitem Wissen durch direkte Interaktion. Die ausscheidende Person kann im Gespräach auf Rückfragen reagieren, Kontext erläutern und Nuancen vermitteln, die in einem Handbuch verloren gehen.

Ihre Grenze liegt in der personellen Verfügbarkeit: Sie setzt voraus, dass ausscheidende und nachrückende Person zeitgleich in der Organisation sind. In der Praxis ist das nicht immer gegeben, etwa wenn kein Nachfolger bekannt ist oder die Kündigungsfrist kurz ist. In solchen Fällen ist eine KI-gestützte Wissenserfassung, die das Wissen der ausscheidenden Person unabhängig von einem Nachfolger sichert, eine sinnvolle Ergänzung oder Alternative.

Wissensstafette und Erfaro

Erfaro unterstützt das Grundprinzip der Wissensstafette und erweitert es um digitale Werkzeuge. Strukturierte Interviews mit KI-Vertiefungsfragen, Diktat und ein Onboarding-Wizard für den Nachfolger ermöglichen eine Wissensübergabe, auch wenn kein gemeinsamer Übergabezeitraum möglich ist. Das erfasste Wissen bleibt als durchsuchbares Archiv erhalten und steht dem Nachfolger noch Monate später zur Verfügung. Mehr über den Wissenstransfer beim Mitarbeiteraustritt und wie Offboarding mit Erfaro strukturiert wird.

Häufige Fragen