Erfaro für Behörden
Verwaltungswissen bleibt im Haus. Mit Freigabe und Nachweis.
In der öffentlichen Verwaltung hängt Zuständigkeitswissen oft an einzelnen Personen: Verfahrensstände, Ermessenspraxis, gewachsene Kontakte zu anderen Stellen. Erfaro sichert dieses Wissen vor dem Ruhestand oder Wechsel, mit einem Freigabe-Workflow und einer Audit-Kette, die jeden Schritt belegt.
Die Ausgangslage
Der öffentliche Dienst verliert Erfahrung schneller, als er sie ersetzen kann
Die Ruhestandswelle trifft Behörden besonders hart: lange Betriebszugehörigkeiten, spezialisierte Zuständigkeiten und Verfahren, die nur wenige Personen vollständig überblicken. Eine Stellenbeschreibung erklärt nicht, warum ein Bescheid so formuliert wird, wie er formuliert wird.
Gleichzeitig gelten in der Verwaltung besondere Anforderungen: Personalrat, Datenschutz nach Art. 9 DSGVO und die Pflicht, Verwaltungshandeln nachvollziehbar zu dokumentieren. Ein Wissenstransfer-Werkzeug muss diese Anforderungen von Anfang an erfüllen, statt sie nachträglich anzuflanschen.
Zuständigkeitswissen an Einzelpersonen
Wer kennt die Historie des Verfahrens? Wer weiß, welche Absprache mit dem Landesamt gilt? Dieses Wissen steht in keiner Akte.
Formale Anforderungen
Personalvertretung, DSGVO und interne Betriebskonzepte setzen den Rahmen. Erfaro ist dafür gebaut, nicht dagegen.
Nachvollziehbarkeit als Pflicht
Verwaltungshandeln muss belegbar sein. Das gilt auch für die Übergabe von Wissen: Wer hat was wann eingereicht, geprüft und freigegeben?
Der Baukasten
Vorkonfiguriert für die Verwaltung, ohne Customizing-Projekt
Erfaro ist ein Baukasten. Je Organisation wird festgelegt, welche Bausteine aktiv sind. Für Behörden liefern wir eine Vorkonfiguration mit, die die typischen Anforderungen der Verwaltung abbildet. Sie kann jederzeit angepasst werden, ohne Entwicklungsauftrag und ohne Beratermandat.
Das Preset Behörde schaltet den Freigabe-Workflow ein und trennt Personalverwaltung und Fachinhalte strikt. Die Personalabteilung steuert Fristen und Prozess, sieht aber keine Wissensinhalte. Die Fachabteilung arbeitet mit den Inhalten, ohne Einblick in die Personalverwaltung.
So läuft die Übergabe abPreset: Behörde
- Freigabe-Workflow: aktiv. Wissen erreicht die Nachfolge erst nach Prüfung.
- Rollentrennung: strikt. Personalabteilung und Fachabteilung sehen getrennte Bereiche.
- Audit-Log: vollständig. Jede Einreichung, Prüfung und Freigabe wird protokolliert.
- Betrieb: Souverän-Tier empfohlen, auf Wunsch on-prem hinter der eigenen Firewall.
Freigabe-Workflow
Vier Schritte, jeder davon belegt
Wissen wird in Erfaro nicht einfach abgelegt und weitergereicht. Es durchläuft eine Prüfung, bevor die Nachfolge es sieht. Jeder Schritt landet im Audit-Log und dient als Compliance-Nachweis.
Einreichen
Die ausscheidende Person schließt ihr Übergabe-Interview ab und reicht die Wissensbausteine zur Prüfung ein.
Prüfen
Die Führungskraft prüft die Bausteine fachlich: Ist die Übergabe vollständig, korrekt und für die Nachfolge verwendbar?
Freigeben oder zurückgeben
Die Führungskraft gibt frei oder gibt mit Begründung zurück. Die ausscheidende Person sieht genau, was noch fehlt.
Nachfolge erhält Zugang
Erst nach der Freigabe sieht die Nachfolge das Wissen. Kein ungeprüfter Inhalt erreicht den neuen Arbeitsplatz.
Rollentrennung
Personalverwaltung und Fachwissen: sauber getrennt
Die Trennung ist technisch erzwungen, kein organisatorisches Versprechen. Das erleichtert die Abstimmung mit Personalrat und Datenschutzbeauftragten erheblich.
Was die Personalabteilung sieht
Vorgänge, Fristen, Fortschritt und Beteiligte. Die Personalabteilung legt Übergaben an, lädt Beteiligte ein und behält Termine im Blick. Wissensinhalte bleiben für sie unsichtbar.
Was die Fachabteilung sieht
Wissensbausteine, Dokumente und den Freigabe-Status. Führungskraft und Nachfolge arbeiten mit den Inhalten, ohne Zugriff auf die Personalverwaltung.
Für den Personalrat relevant: Erfaro bewertet keine Personen und misst keine Leistung. Der Audit-Log protokolliert Zugriffe und Freigaben, keine Antwortqualitäten. Eine Muster-Dienstvereinbarung stellen wir auf Anfrage bereit.
Nächster Schritt
Sprechen Sie mit uns über den Wissenstransfer in Ihrem Haus.
Wir zeigen Ihnen die Behörden-Konfiguration in einer Demo, gern zusammen mit Ihrem Datenschutzbeauftragten oder Personalrat.
Demo anfragen